CAO Rijk

CAO Rijk

Hoofdstuk 10. Reizen en vergoedingen

§ 10.1 Woon-werkverkeer

Algemeen

U heeft recht op een vergoeding voor uw reiskosten woon-werkverkeer.

De hoogte van deze vergoeding hangt af van:

Voor het bepalen van uw reisafstanden wordt gebruik gemaakt van de routeplanner in het P-Direktportaal. De afstanden worden berekend met behulp van de postcodes en afgerond op één decimaal achter de komma. Als met de routeplanner geen of een verkeerd resultaat wordt bereikt, stelt uw werkgever de reisafstand op een andere manier vast.

Voor het vaststellen van uw reistijd wordt bij openbaar vervoer gebruik gemaakt van de uitkomsten van de site 9292.nl en bij eigen vervoer gebruik gemaakt van de ANWB-routeplanner.

Vergoeding openbaar vervoer

Als u voor uw woon-werkverkeer geheel of gedeeltelijk gebruik maakt van het openbaar vervoer heeft u recht op vergoeding van de volledige kosten daarvan. Voor reizen per trein krijgt u de kosten voor 2e klasse vergoed, tot maximaal de kosten van een jaartrajectkaart.

Uw werkgever kan er voor kiezen om u vervoerbewijzen voor uw vervoer in gebruik te geven in plaats van de kosten daarvan te vergoeden.

Voor uw reisgedeelte naar het openbaar vervoer heeft u recht op de lage reiskostenvergoeding met eigen vervoer, mits de afstand daarvan ten minste één kilometer betreft. Dit geldt voor de afstand van uw woning naar uw instaphalte en voor de afstand van uw uitstaphalte naar uw werklocatie.

Vergoeding eigen vervoer

Algemeen

Als u gebruik maakt van eigen vervoer heeft u recht op een maandelijkse reiskostenvergoeding.

  • Als u minimaal 128 dagen per jaar een vast reispatroon met eigen vervoer heeft ontvangt u van uw werkgever een vaste maandelijkse vergoeding voor uw reiskosten. Hierbij wordt deze berekeningswijze gehanteerd waarbij de bedragen in onderstaande tabel worden gebruikt. Als u meer dan zes weken niet reist naar uw werklocatie wordt de vaste vergoeding stopgezet. U heeft weer recht op de vaste vergoeding vanaf de maand volgend op de maand dat u weer naar uw werklocatie reist.
  • Als u minder dan 128 dagen per jaar een vast reispatroon met eigen vervoer heeft, kunt u uw reiskosten maandelijks achteraf declareren. Uw recht op vergoeding van de reiskosten vervalt als u uw declaratie niet indient binnen drie maanden na de maand waarin u de kosten heeft gemaakt.

Bij het bepalen van de 128 dagen per jaar geldt dat dit naar rato is als:

  • u op minder dan vijf dagen per week werkt
  • uw dienstverband in de loop van het jaar ingaat of eindigt of
  • uw reisafstand wijzigt vanwege een andere werklocatie of omdat u verhuist.

Bij het vaststellen van de reiskostenvergoeding wordt voor het bepalen van de afstand uitgegaan van de heenreis van uw woning naar uw werklocatie.

Bedragen

De hoogte van uw reiskostenvergoeding is afhankelijk van twee zaken:

  • het vervoermiddel dat u kiest en
  • het antwoord op de vraag of u uw werklocatie praktisch met het openbaar vervoer kunt bereiken.

Afhankelijk daarvan geldt een hoge of een lage reiskostenvergoeding met momenteel de volgende bedragen:

Hoge reiskostenvergoeding Lage reiskostenvergoeding
Vergoeding per kilometer € 0,20 € 0,07
Maximale vaste reiskostenvergoeding per maand € 412,51 € 61,08
Maximale reiskostenvergoeding per dag € 23,13 € 3,43

Hieronder wordt dit toegelicht.

Woon-werkverkeer met de fiets

Om in aanmerking te komen voor de hoge reiskostenvergoeding moet u een verklaring ondertekenen. Daarin verklaart u:

  • welk aantal dagen per week u met de fiets naar uw werk komt
  • dat u alleen in bijzondere gevallen op deze dagen gebruik maakt van een andere wijze van vervoer, en dat op eigen kosten.

Op dagen in de week waarvan u heeft verklaard niet per fiets naar uw werk te komen, heeft u afhankelijk van uw keuze tussen gebruik van openbaar vervoer of eigen vervoer recht op:

  • de gebruikelijke vergoeding voor de kosten van openbaar vervoer
  • de lage reiskostenvergoeding.

Naast de reiskostenvergoeding heeft u eenmaal per drie kalenderjaren ook recht op een bijdrage van uw werkgever voor de aanschaf van een fiets en accessoires. Deze bedraagt € 500 netto en is niet afhankelijk van uw arbeidsduur. Voorwaarde is dat u de fiets minimaal de helft van het aantal dagen gebruikt dat u naar uw werk reist voor uw woon-werkverkeer. U kunt de bijdrage van uw werkgever fiscaal vriendelijk aanvullen met uw IKB-budget voor de aanschaf van een duurdere fiets en/of voor een fietsverzekering.

Houd er rekening mee dat als u een aanvraag doet u daar een bewijsstuk bij moet voegen. Als u binnen zes maanden na aanvraag van de bijdrage van uw werkgever uw dienstverband bij de sector Rijk beëindigt, moet u deze terugbetalen.

Woon-werkverkeer met overig eigen vervoer

U heeft recht op de hoge reiskostenvergoeding als u (anders dan per fiets) met overig eigen vervoer reist en uw werklocatie niet praktisch met het openbaar vervoer kunt bereiken.

Hiervan is in ieder geval sprake als op een van uw werkdagen in een maand:

  • het openbaar vervoer bij de halte van uw werklocatie bij aanvang en bij afloop van uw gebruikelijke werktijden daar niet minimaal twee keer per uur stopt
  • uw bedrijfsarts van mening is dat u om medische redenen niet met het openbaar vervoer kunt reizen
  • de loopafstand tussen uw werklocatie en de dichtstbijzijnde halte van het openbaar vervoer meer dan één kilometer is
  • de reistijd van uw woning naar uw werklocatie met het openbaar vervoer twee uur of meer bedraagt, terwijl dit met eigen vervoer minimaal 45 minuten sneller is of
  • uw persoonlijke veiligheid in gevaar komt door het reizen met openbaar vervoer vanwege de ligging van uw werklocatie.

Uw werkgever stelt vast of dit het geval is. Daarnaast kan uw werkgever om andere redenen beslissen dat openbaar vervoer voor u niet praktisch is.

Als u (anders dan per fiets) met eigen vervoer reist en uw werklocatie wel praktisch met het openbaar vervoer kunt bereiken, heeft u recht op de lage reiskostenvergoeding.

Afwijken van de bepalingen

Uw werkgever kan beslissen om bepalingen uit deze paragraaf geheel of gedeeltelijk niet toe te passen of daarvan af te wijken als toepassing van die bepalingen vanwege uw omstandigheden zeer onredelijk zou zijn.

§ 10.2 Dienstreizen binnenland

Als u voor uw werk op verzoek van uw werkgever naar een andere locatie dan uw eigen werklocatie in Nederland moet, dan is er sprake van een binnenlandse dienstreis. Dit is ook het geval als uw dienstreis in Nederland is begonnen en het reisgedeelte buiten Nederland beperkt is of niet noodzakelijk leidt tot uitgaven voor maaltijden of overnachtingen in het buitenland.

De kosten van uw binnenlandse dienstreis krijgt u vergoed op basis van de bepalingen in deze paragraaf. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen reiskosten en verblijfkosten. In bijzondere gevallen gelden andere regels Deze vindt u aan het einde van deze paragraaf.

De vergoedingen in deze paragraaf zijn niet van toepassing als duidelijk is dat u:

  • voor een periode van minimaal vier weken en
  • op meer dan de helft van uw werkdagen per week

tijdelijk gaat werken op een werklocatie in een andere gemeente of op minimaal een kilometer afstand van uw eigen werklocatie. In dat geval heeft u recht op een vergoeding voor woon-werkverkeer. Dit is alleen anders als uw werkgever beslist u een vergoeding voor uw reiskosten te geven op grond van deze paragraaf. Als uw werkgever van mening is dat u niet dagelijks kunt reizen tussen uw woning en uw tijdelijke andere werklocatie, heeft u recht op een vergoeding voor de kosten voor uw tijdelijke andere woonruimte.

Algemeen

Begin en eindpunt

Bij het vaststellen van de vergoeding voor uw reiskosten en verblijfkosten geldt een beginpunt en een eindpunt van uw dienstreis. Dit kan uw werklocatie of uw woning zijn maar ook een andere locatie.

Uw woning of een andere locatie geldt niet als:

  • beginpunt als u op de heenreis eerst naar uw werklocatie gaat voordat u reist naar de bestemming van uw dienstreis.
  • eindpunt als u op de terugreis eerst naar uw werklocatie gaat voordat u reist naar uw woning.
Declareren

Als u terug komt van uw dienstreis moet u de gemaakte kosten die daarvoor volgens deze paragraaf in aanmerking komen declareren op de manier die uw werkgever voorschrijft. Daarbij moet u er rekening mee houden dat u van uw uitgaven betaalbewijzen moet bijvoegen. Dit is niet nodig voor uw uitgaven voor logies, ontbijt, lunch, avondmaaltijd en uw kleine uitgaven overdag en in de avond. Uw recht op vergoeding van de kosten vervalt als u uw declaratie van uw dienstreis niet binnen drie maanden na afloop daarvan indient.

Reiskosten

Openbaar vervoer

Als u gebruik maakt van het openbaar vervoer heeft u recht op vergoeding van de volledige kosten daarvan. Voor het reizen per trein krijgt u de kosten voor eerste klasse vergoed.

Als uw werkgever vindt dat het in het bedrijfsbelang is dat u gebruik maakt van een taxi, dan heeft u recht op volledige vergoeding van de kosten daarvan.

Om in aanmerking te komen voor de vergoeding van de reiskosten die u maakt voor openbaar vervoer en taxi, moet u de vervoerbewijzen of andere betaalbewijzen van uw reis bij uw declaratie indienen.

Eigen vervoer

Als uw werkgever heeft bepaald dat het voor u niet praktisch is de dienstreis met openbaar vervoer te maken heeft u recht op een vergoeding van € 0,37 per afgelegde kilometer.

U heeft recht op een vergoeding van € 0,09 per afgelegde kilometer als uw werkgever heeft bepaald dat het voor u wel praktisch is de dienstreis met het openbaar vervoer te maken maar u vanwege bijzondere omstandigheden toestemming heeft gegeven om gebruik te maken van eigen vervoer. Als u dan gebruik maakt van:

  • een eigen motorvoertuig, wordt uw vergoeding met € 0,09 verhoogd voor iedere medereiziger op dienstreis, tot een maximum van € 0,37
  • een fiets, heeft u ook recht op vergoeding van gemaakte kosten van een fietsenstalling.

Als u de dienstreis met eigen vervoer maakt, en ook de afstand tussen uw woning en werklocatie met eigen vervoer aflegt omdat uw werkgever dat praktisch vindt, dan kunt u daarvoor dezelfde vergoeding per afgelegde kilometer krijgen als voor uw dienstreis.

Het gedeelte van de vergoeding dat uitgaat boven het bedrag per kilometer dat maximaal belastingvrij mag worden vergoed en dus fiscaal bovenmatig is, is bedoeld als voorschot voor vergoeding van kilometers die nog aanvullend in dat jaar belastingvrij kunnen worden vergoed. Na afloop van het jaar worden de vergoedingen definitief vastgesteld. Voor de berekening van de loonheffing over het bovenmatige deel van de uitbetaalde vergoedingen, wordt uitgegaan van alle door u afgelegde dienstreiskilometers en al uw woon-werkverkeerkilometers waarvoor u een vergoeding heeft ontvangen.

Als uw dienstverband gedurende het jaar tussentijds wordt beëindigd, wordt eventueel verschuldigde loonheffing vanwege de fiscaal bovenmatige vergoeding van uw reiskosten ingehouden. Dit wordt dan gedaan in de maand nadat uw dienstverband is beëindigd.

Verblijfkosten

Uw vergoeding voor verblijfkosten is voor de gemaakte kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven tijdens uw dienstreis.

Om in aanmerking te komen voor de vergoeding voor verblijfkosten gelden de volgende voorwaarden:

  • uw dienstreis duurt minimaal 4 uur en
  • de bestemming van uw dienstreis ligt in een andere gemeente of op minimaal een kilometer afstand van uw eigen werklocatie.

De verblijfkostenvergoeding

De verblijfkostenvergoeding bestaat per dag van uw dienstreis uit de volgende onderdelen, waarvoor momenteel de volgende bedragen gelden:

Kleine uitgaven overdag € 5,46 hiervoor gelden geen aanvullende voorwaarden
Kleine uitgaven in de avond € 16,28 hierop heeft u recht als u aansluitend ook overnacht vanwege uw dienstreis
Logies € 113,66 per overnachting
Ontbijt € 11,10 dit geldt als u de nacht daarvoor heeft overnacht vanwege uw dienstreis
Lunch € 16,80 dit geldt voor iedere periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen uw dienstreis valt
Avondmaaltijd € 25,42 dit geldt voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen uw dienstreis valt

Behalve voor de kleine uitgaven overdag en in de avond geldt als voorwaarde voor de vergoeding dat u daarvoor kosten heeft gemaakt in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is.

Lagere verblijfkostenvergoeding

Als u vaak dienstreizen maakt kan uw werkgever een lagere vergoeding voor de verblijfkosten voor u vaststellen als de aard van uw werkzaamheden of de reisomstandigheden daar aanleiding voor geven.

Als uw dienstreis langer dan acht dagen duurt wordt uw vergoeding voor kleine uitgaven in de avond vanaf de negende dag gehalveerd.

Verblijfkostenvergoeding als overheid zorgt voor overnachting of maaltijden

Als de overheid zorgt voor een overnachting tijdens uw dienstreis krijgt u de kosten die u daarvoor moet maken vergoed als u van die kosten een bewijsstuk indient bij uw declaratie. Als u geen gebruik maakt van een door de overheid verzorgde overnachting, dan krijgt u geen vergoeding van de kosten die u zelf voor die overnachting maakt.

Als de overheid zorgt voor maaltijden tijdens uw dienstreis, dan krijgt u geen vergoeding van de kosten die u zelf voor maaltijden maakt. Dit is alleen anders als u aannemelijk kunt maken dat u redelijkerwijs geen gebruik kon maken van deze maaltijden.

Vaste vergoeding voor dienstreizen

In plaats van de vergoedingen in deze paragraaf per dienstreis, kan uw werkgever u ook een vaste vergoeding per maand of per kwartaal geven voor uw reiskosten en/of uw verblijfkosten. Bij het vaststellen van het bedrag daarvoor gaat uw werkgever uit van het aantal dienstreizen dat u gebruikelijk maakt en de vergoeding die u daar gemiddeld voor ontvangt.

Uw vaste vergoeding kan niet hoger zijn dan de vergoedingen die hiermee worden vervangen.

Als er wijzigingen optreden die van belang zijn voor de hoogte van de vaste vergoeding, wordt die vergoeding daarop aangepast. U bent verplicht om uw werkgever van dergelijke wijzigingen op de hoogte te stellen.

Bijzondere situaties

Afwijken van de bepalingen

Uw werkgever kan beslissen om in bijzondere situaties in uw voordeel af te wijken van bepalingen uit deze paragraaf. Dit kan een afwijking zijn die alleen op u van toepassing is of een afwijking voor een groep werknemers waar u onderdeel van uitmaakt.

Samenloop met andere vergoedingen voor reis- en verblijfkosten

Als u voor uw dienstreis een vergoeding ontvangt van anderen dan van uw werkgever, dan moet u dit melden en wordt die vergoeding in mindering gebracht op de vergoeding waarop u volgens deze paragraaf recht heeft.

Uitzondering directeur van het Kabinet van de Koning

Als u werkzaam bent als directeur van het Kabinet van de Koning of als vervanger of waarnemer daarvan, dan krijgt u de door u opgegeven reiskosten en verblijfkosten voor uw binnenlandse dienstreizen vergoed. Dit geldt ook voor de uitgaven van en voor uw eventuele medereizigers. Uit uw opgave moet blijken dat u zuinig bent geweest. In uw opgave moet u de kosten afzonderlijk specificeren.

§ 10.3 Dienstreizen buitenland

Als u voor uw werk naar het buitenland moet, dan is er meestal sprake van een buitenlandse dienstreis. Dit is alleen niet het geval als de reis in Nederland is begonnen en het reisgedeelte buiten Nederland beperkt is of niet noodzakelijk leidt tot uitgaven voor maaltijden of overnachting in het buitenland. In dat geval gelden de bepalingen voor een binnenlandse dienstreis.

De kosten van uw buitenlandse dienstreis krijgt u vergoed op basis van de bepalingen in deze paragraaf. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen reiskosten, verblijfkosten en overige kosten. In bijzondere gevallen gelden andere regels. Deze vindt u aan het einde van deze paragraaf.

Algemeen

Als u een buitenlandse dienstreis maakt, bepaalt uw werkgever het beginpunt en eindpunt daarvan.

Voor u op reis gaat

Vervoerbewijzen en reserveringen voor overnachtingen

Vervoerbewijzen en reserveringen voor overnachtingen voor uw dienstreis moet u zo spoedig mogelijk aanvragen op de door uw werkgever voorgeschreven wijze. Als u toestemming heeft van uw werkgever kunt u de vervoerbewijzen en reserveringen voor overnachtingen ook zelf regelen. Dit moet u dan uiterlijk 21 dagen voor vertrek doen. Als deze termijn niet haalbaar is, dan legt u aan uw werkgever schriftelijk uit waarom dat niet mogelijk is. Als u uw reservering voor overnachtingen zelf regelt kan uw werkgever u richtlijnen geven voor de faciliteiten waarvan u voor overnachtingen gebruik kunt maken.

Vervoerbewijzen die uw werkgever u geeft of die u zelf regelt hebben een vooraf vastgestelde reisdatum. Dit is alleen anders als er sprake is van bijzondere omstandigheden. In dat geval kan uw werkgever u een vervoerbewijs geven of vergoeden dat geen vastgestelde reisdatum heeft. U kunt uw werkgever ook vragen om een vervoerbewijs zonder vastgestelde reisdatum. Dat moet u schriftelijk doen met uitleg waarom u vindt dat dit beter is.

Verlengen dienstreis voor privédoeleinden

Het is toegestaan dat u uw dienstreis verlengt voor privédoeleinden, als:

  • uw werkgever dit voor uw vertrek schriftelijk heeft goedgekeurd
  • de verlenging maximaal 72 uur bedraagt
  • de verlenging aan het begin of aan het einde van uw dienstreis plaatsvindt en
  • u de meerkosten voor reis en verblijf zelf betaalt en eventuele besparingen voor uw werkgever zijn.

Het verlengen van uw dienstreis voor privédoeleinden aan het begin van uw dienstreis is niet toegestaan als u met toestemming van uw werkgever eerder dan noodzakelijk vertrekt om te herstellen van de reis of om te acclimatiseren aan de lokale omstandigheden.

Het verlengen van uw dienstreis is niet toegestaan als u een functie vervult of werkzaamheden verricht waarvan uw werkgever met vakbonden heeft afgesproken dat die niet in aanmerking komt voor het verlengen van dienstreizen voor privédoeleinden. Voor welke functies dat geldt staat vermeld in het personeelsreglement van uw organisatie.

Na uw dienstreis

Als u terugkomt van uw dienstreis moet u de gemaakte kosten die daarvoor volgens deze paragraaf in aanmerking komen declareren op de manier die uw werkgever voorschrijft. Daarbij moet u ermee rekening houden dat:

  • u van uw uitgaven betaalbewijzen moet bijvoegen. Dit is niet nodig voor uw uitgaven voor ontbijt, lunch, avondmaaltijd en de kleine uitgaven waarvoor u een vergoeding per uur ontvangt en
  • uw recht op vergoeding van de kosten vervalt als u uw declaratie van uw dienstreis niet binnen drie maanden na afloop daarvan indient.

Reiskosten

Om in aanmerking te komen voor een vergoeding van de reiskosten die u maakt voor openbaar vervoer, vliegtuig of boot moet u de vervoerbewijzen of andere betaalbewijzen van uw reizen bij uw declaratie indienen.

In aanvulling op de vergoeding voor de kosten van uw vervoerbewijzen heeft u ook recht op vergoeding van de volgende overige reiskosten:

  • kosten van vervoer van het station, de haven of het vliegveld van aankomst naar de plaats van bestemming op de heen- en terugreis
  • kosten voor luchthavenrechten
  • kosten voor een kruier en
  • toeslagen voor bijzondere treinen, kosten voor het gebruik van een slaapwagen, reserveringskosten en kosten voor extra bagage, als uw werkgever vindt dat de reisomstandigheden of het bedrijfsbelang daar aanleiding toe geven.
Vervoermiddelen

Uw werkgever bepaalt met toepassing van de bepalingen in deze paragraaf welke vervoermiddelen u tijdens uw dienstreis gebruikt en in welke klasse. Als u vanuit uw functie een minister, staatssecretaris of lid van de Staten-Generaal vergezelt op dienstreis, dan kan uw werkgever afwijken van deze bepalingen. Uw werkgever kan ook van deze bepalingen afwijken als dat nodig is vanwege bijzondere lokale omstandigheden buiten Europa.

Trein

Als de reistijd per trein van uw dienstreis maximaal acht uur is, maakt u uw dienstreis per trein. Als de reistijd meer dan 8 uur is reist u ook per trein als de reistijd per trein minder dan anderhalf keer de reistijd per vliegtuig is. Hierbij geldt als reistijd de tijd die met het reizen is gemoeid, berekend vanaf de werklocatie van de werknemer tot de plek van bestemming. Dit is inclusief het voor- en natransport naar station of vliegveld en inclusief wachttijd (inchecktijd). U mag reizen in de eerste klasse als voor uw dienstreis een vervoerbewijs in die klasse beschikbaar is.

Vliegtuig

U maakt uw dienstreis per vliegtuig als de reistijd per trein meer dan 8 uur is en de reistijd per trein meer dan anderhalf keer de reistijd per vliegtuig is. Als dit het geval is kunt u met toestemming van uw leidinggevende er toch voor kiezen om de dienstreis per trein te maken.

U mag reizen in:

  • business klasse of een vergelijkbare klasse als bij uw dienstreis de vliegtijd van uw vlucht zes uur of meer is en voor uw dienstreis een vervoerbewijs in die klasse beschikbaar is. Dit geldt ook als uw dienstreis uit meerdere vluchten bestaat of
  • economy klasse of een vergelijkbare klasse als bij uw dienstreis de vliegtijd van uw vlucht minder dan zes uur is.

In afwijking hierop mag u, ongeacht de duur van uw vlucht, uitsluitend reizen in economy klasse of een vergelijkbare klasse als u vanuit uw functie:

  • belast bent met de begeleiding van het transport van een justitiabele en uw dienstreis tot doel heeft om een justitiabele van of naar een plaats buiten Nederland te begeleiden of
  • vanuit de Vreemdelingenwet 2000 belast bent met het vergezellen of begeleiden van een vreemdeling en uw dienstreis tot doel heeft om een vreemdeling naar een plaats buiten Nederland te begeleiden.

U heeft recht op een rechtstreekse vlucht als die er is. Dit is alleen anders bij een rechtstreekse vlucht van meer dan 6 uur. In dat geval kan uw werkgever u vervoerbewijzen geven of vergoeden voor een niet-rechtstreekse vlucht als:

  • de kosten hiervan minimaal € 350,00 lager zijn dan het vervoerbewijs voor de rechtstreekse vlucht en
  • de reistijd door de niet-rechtstreekse vlucht met hooguit vier uur toeneemt.

Als er bijzondere redenen zijn om gebruik te maken van een business lounge op een vliegveld, dan kan uw werkgever u toestaan om de kosten daarvan te declareren als u:

  • uit eigen beweging in de economy klasse of een vergelijkbare klasse vliegt, of
  • daar met opgave van een goede reden om verzoekt.

Eigen vervoer voor reisgedeelte in Nederland

Voor uw reisgedeelte in Nederland heeft u recht op een vergoeding als u gebruik maakt van een eigen motorvoertuig. Voorwaarde daarvoor is dat:

  • uw werkgever u daarvoor toestemming geeft en
  • dit gedeelte van uw dienstreis aansluit op het vervolg van uw dienstreis per openbaar vervoer, vliegtuig of boot.

Voor het gebruik van uw eigen motorvoertuig wordt onderscheid gemaakt tussen:

  • een situatie waarvan uw werkgever heeft bepaald dat het voor u niet praktisch is dit reisgedeelte met het openbaar vervoer af te leggen. U heeft dan recht op een vergoeding van € 0,37 per afgelegde kilometer
  • een bijzondere situatie waarvan uw werkgever heeft bepaald dat het voor u wel praktisch is dit reisgedeelte met het openbaar vervoer af te leggen. U heeft dan recht op een vergoeding van € 0,09 per afgelegde kilometer. Deze vergoeding wordt verhoogd met hetzelfde bedrag voor iedere medereiziger op dienstreis in het eigen motorvoertuig tot een maximum van € 0,37.

Het gedeelte van de vergoeding dat uitgaat boven het bedrag per kilometer dat maximaal belastingvrij mag worden vergoed en dus fiscaal bovenmatig is, is bedoeld als voorschot voor vergoeding van kilometers die nog aanvullend in dat jaar belastingvrij kunnen worden vergoed. Na afloop van het jaar worden de vergoedingen definitief vastgesteld. Voor de berekening van de loonheffing over het bovenmatige deel van de uitbetaalde vergoedingen, wordt uitgegaan van alle door u afgelegde dienstreiskilometers en uw woon-werkverkeerkilometers waarvoor u een vergoeding heeft ontvangen.

Als uw dienstverband gedurende het jaar tussentijds wordt beëindigd, wordt eventueel verschuldigde loonheffing vanwege de fiscaal bovenmatige vergoeding van uw reiskosten ingehouden. Dit wordt dan gedaan in de maand nadat uw dienstverband is beëindigd.

Gehuurd vervoermiddel of taxi

Tijdens uw dienstreis maakt u mogelijk gebruik van een gehuurd vervoermiddel of een taxi. Als uw werkgever vindt dat dit in het belang van de bedrijfsvoering is, krijgt u de kosten daarvan vergoed.

Bezoekreis bij dienstreis van lange duur

Als u een dienstreis van lange duur maakt kunt u uw werkgever een vergoeding vragen voor de reiskosten van één of meerdere reizen naar uw woonplaats voor een kort bezoek. Een bezoekreis onderbreekt uw dienstreis niet. Als uw werkgever met uw verzoek instemt, heeft u recht op een vergoeding van uw vervoerbewijzen en de aanvullende vergoeding voor overige reiskosten. Voor uw vervoerbewijzen geldt daarbij dat de kosten van de laagste klasse in het openbaar vervoer, vliegtuig of boot worden vergoed.

Vergoeding voor uw werkgever

Als u van een vervoersmaatschappij een schadevergoeding kunt krijgen vanwege vertragingen tijdens uw dienstreis, dan is deze bestemd voor uw werkgever. Er wordt van u verwacht dat u de werkgever helpt om de schadevergoeding te krijgen. Dit is alleen anders als uw werkgever aangeeft dat dit niet nodig is.

Als u voordelen krijgt uit een loyaliteitsprogramma vanwege uw dienstreis, dan zijn deze voordelen bestemd voor uw werkgever. Dit geldt niet als u deze voordelen met toestemming van uw werkgever inzet voor volgende dienstreizen.

Verblijfkosten

Uw vergoeding voor verblijfkosten is voor de gemaakte kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven tijdens uw dienstreis. De hoogte van de vergoeding volgt uit de tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen, opgenomen als bijlage 8 van de cao. Dit is alleen anders voor:

  • het gedeelte van uw dienstreis binnen Nederland dat vier uur of langer is en aansluit op een reis of reisgedeelte per vliegtuig of boot. In dat geval gelden voor dat reisgedeelte de regels en vergoedingsbedragen voor binnenlandse dienstreizen
  • gedeelten van de reis die niet met vliegtuig of boot worden gemaakt en waarvoor geen uitgaven voor logies hoeven te worden gemaakt. Deze reisgedeelten worden bij een volgend of voorafgaand reisgedeelte gevoegd en vergoed volgens het tarief voor dat reisgedeelte.

Als u met bewijsstukken kunt aantonen dat de vergoeding voor verblijfkosten die u op grond van deze paragraaf krijgt niet voldoende is, kan uw werkgever beslissen u de meerdere kosten geheel of gedeeltelijk te vergoeden.

De verblijfkostenvergoeding

De hoogte van de vergoeding voor verblijfkosten is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats tijdens uw dienstreis die staat vermeld in de tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen. In de tarieflijst staan achter de landen en steden twee kolommen met daarin opgenomen de maximale logieskosten en de overige kosten.

De overige kosten zijn opgebouwd uit de volgende onderdelen, als percentage van het bedrag voor overige kosten dat hoort bij uw tijdelijke verblijfplaats:

Kleine uitgaven 1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt (ofwel 36% per etmaal)
Ontbijt 12% dit geldt voor iedere periode van 6.00 tot 8.00 uur die binnen uw dienstreis valt
Lunch 20% dit geldt voor iedere periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen uw dienstreis valt
Avondmaaltijd 32% dit geldt voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen uw dienstreis valt.

Voor de vergoeding voor ontbijt, lunch en avondmaaltijd geldt als voorwaarde dat u daarvoor kosten heeft gemaakt in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is.

U heeft recht op een vergoeding voor uw gemaakte logieskosten tot maximaal het bedrag dat daar voor uw tijdelijke verblijfplaats staat vermeld in de tarieflijst. Als u geen bewijsstuk overlegt van deze gemaakte kosten, dan krijgt u per overnachting € 11,34 vergoed voor maximaal vier overnachtingen per dienstreis.

Het kan voorkomen dat het bewijsstuk dat u bij uw declaratie indient voor uw logies inclusief ontbijt, geen duidelijke onderverdeling daarvan bevat. In dat geval heeft u recht op een vergoeding van de kosten daarvan zoals vermeld op het bewijsstuk tot maximaal de som van de voor uw tijdelijke verblijfplaats geldende vergoedingsbedragen voor logies en ontbijt.

Lagere verblijfkostenvergoeding

Als u vaak dienstreizen maakt kan uw werkgever een lagere vergoeding voor de verblijfkosten voor u vaststellen als de aard van uw werkzaamheden of de reisomstandigheden daar aanleiding voor geven.

Als uw dienstreis:

  • meer dan zestig dagen duurt en
  • u uw werkzaamheden in of vanuit één bepaalde tijdelijke verblijfplaats buiten Nederland vervult

wordt uw vergoeding voor kleine uitgaven, ontbijt, lunch en diner vanaf de eenenzestigste dag gehalveerd. Uw werkgever kan beslissen deze halvering ook eerder toe te passen als de omstandigheden daar aanleiding toe geven.

Geen verblijfkostenvergoeding

U heeft geen recht op vergoeding van verblijfkosten voor:

  • een dienstreis korter dan vier uur
  • een reisgedeelte in Nederland korter dan vier uur dat aansluit op een reis of reisgedeelte per vliegtuig of boot. Bij een aansluitende vliegreis binnen Europa heeft u in dat geval wel recht op vergoeding van verblijfkosten
  • een reisgedeelte per vliegtuig bij vliegreizen buiten Europa
  • een bezoekreis tijdens een dienstreis voor lange duur. Voor delen van uw bezoekreis voor het afleggen van het traject van uw tijdelijke verblijfplaats naar uw woonplaats heeft u wel recht op vergoeding van verblijfkosten.
Verblijfkostenvergoeding als overheid zorgt voor overnachting of maaltijden

Als de overheid zorgt voor overnachting tijdens uw dienstreis krijgt u de kosten die u daarvoor moet maken vergoed als u van die kosten een bewijsstuk indient bij uw declaratie. Als u geen gebruik maakt van een door de overheid verzorgde overnachting, dan krijgt u geen vergoeding van de kosten die u zelf voor die overnachting maakt.

Als de overheid zorgt voor maaltijden tijdens uw dienstreis, dan krijgt u geen vergoeding van de kosten die u zelf voor maaltijden maakt. Dit is alleen anders als u aannemelijk kunt maken dat u redelijkerwijs geen gebruik kon maken van deze maaltijden.

Overige kosten

Bijkomende kosten

Als u tijdens uw dienstreis voor uw werk kosten maakt voor interlokale en internationale telefoongesprekken dan heeft u recht op volledige vergoeding daarvan. Dit geldt ook voor noodzakelijk te maken kosten voor vaccinatie, een cursus, representatie en inschrijving voor een conferentie. Voorwaarde voor vergoeding van deze kosten is dat u daarvan bewijsstukken indient bij uw declaratie.

Garderobekosten

Als u een dienstreis maakt naar een gebied met tropische warmte of naar een gebied met polaire koude, kan uw werkgever u een vergoeding geven voor de kosten van bijzondere kleding en uitrusting. Welke gebieden dit zijn treft u in bijlage 9 van de cao aan. Ook in andere bijzondere omstandigheden kan uw werkgever beslissen u een vergoeding voor bijzondere kleding en uitrusting te geven.
De vergoeding voor bijzondere kleding en uitrusting bedraagt de helft van de kosten die u hiervoor heeft gemaakt en waarvan uw werkgever vindt dat deze noodzakelijk waren. De vergoeding kan maximaal € 453,78 per jaar bedragen, waarvoor € 226,89 voor gebieden met tropische warmte en € 226,89 voor gebieden met polaire koude.

Kosten vanwege ziekte, ongeval, verlies, diefstal of beschadiging

Als u tijdens een dienstreis kosten heeft moeten maken vanwege ziekte of een ongeval, dan kan uw werkgever deze kosten vergoeden. Voorwaarden hiervoor zijn dat u:

  • moet aantonen dat u deze kosten heeft gemaakt en
  • deze kosten niet op een andere wijze vergoed krijgt.

Als u tijdens uw dienstreis kosten heeft moeten maken vanwege verlies, diefstal of beschadiging van noodzakelijk meegenomen bagage, dan kan uw werkgever deze kosten vergoeden. Hierbij geldt:

  • dat u moet aantonen dat u deze kosten heeft gemaakt en
  • een maximum vergoeding van € 2.268,90 per dienstreis.

Bijzondere situaties

Afwijken van de bepalingen

Uw werkgever kan beslissen om bepalingen uit deze paragraaf geheel of gedeeltelijk niet toe te passen of daarvan af te wijken als toepassing van die bepalingen vanwege uw omstandigheden voor u zeer onredelijk zou zijn.

Uw werkgever kan met vakbonden in bijzondere situaties afspraken maken die afwijken van wat in deze paragraaf geregeld is. Als dat zo is, dan zijn die afspraken opgenomen in het personeelsreglement van uw organisatie.

Samenloop met andere vergoedingen voor reis- en verblijfkosten

Als u voor uw dienstreis een vergoeding ontvangt van anderen dan van uw werkgever, dan moet u dat melden en wordt die vergoeding in mindering gebracht op de vergoeding waarop u volgens deze paragraaf recht heeft.

Als u voor uw dienstreis in aanmerking komt voor een EU-vergoedingsregeling voor reis- en verblijfkosten, dan heeft u geen recht op de vergoeding volgens deze paragraaf.

Uitzondering directeur van het Kabinet van de Koning

Als u werkzaam bent als directeur van het Kabinet van de Koning of als vervanger of waarnemer daarvan, dan krijgt u de door u opgegeven reiskosten en verblijfkosten voor uw buitenlandse dienstreizen vergoed. Dit geldt ook voor de uitgaven van en voor uw eventuele medereizigers. Uit uw opgave moet blijken dat u zuinig bent geweest. In uw opgave moet u de kosten afzonderlijk specificeren.

§ 10.4 Gebruik dienstauto

Uw werkgever kan u een dienstauto ter beschikking stellen in plaats van uw reiskosten voor woonwerkverkeer en dienstreizen te vergoeden.

Als u dat afspreekt met uw leidinggevende en de afspraak schriftelijk vastlegt, kunt u de dienstauto ook privé gebruiken. Voor dit privégebruik moet u uw werkgever € 0,22 per kilometer betalen. Als voorschot daarop houdt uw werkgever maandelijks een bedrag op uw maandinkomen in. Dit bedrag wordt vastgesteld op basis van een nauwkeurige inschatting van uw privégebruik. Op een later moment wordt dit voorschot verrekend met wat u moet betalen voor de privékilometers die u daadwerkelijk heeft gereden met de dienstauto. Over de wijze waarop dit gebeurt wordt u geïnformeerd door uw werkgever.

Kosten die u maakt bij het privégebruik van uw dienstauto moet u zelf betalen. Dit betreft:

  • parkeerkosten
  • veer- en tolgelden
  • schoonmaakkosten
  • verkeersboetes en
  • aanpassingen aan de dienstauto waarvan uw leidinggevende niet heeft bepaald dat die nodig zijn.

Als u bij het privégebruik voor rekening van de werkgever schade veroorzaakt die u te verwijten is, kan uw werkgever deze schade geheel of gedeeltelijk op u verhalen.

Verkeersboetes zal uw werkgever altijd op u verhalen, ook als u de dienstauto niet privé gebruikt. Dit is alleen anders als de verkeersboete u niet te verwijten is.

In het personeelsreglement van uw organisatie zijn mogelijk aanvullende afspraken met vakbonden opgenomen over het ter beschikking stellen van een dienstauto en het privégebruik daarvan.

§ 10.5 Reiskosten na einde dienstverband

Als u na het einde van uw dienstverband:

  • een WGA-uitkering of ZW-uitkering ontvangt en
  • reiskosten maakt vanwege uw verzuimbegeleiding of re-integratie

heeft u recht op een reiskostenvergoeding. Voorwaarde hierbij is dat u de reis maakt op verzoek van uw voormalige werkgever of van uw verzuim- of re-integratiebegeleider. Uw recht op de vergoeding vervalt als u uw declaratie van uw reiskosten niet binnen drie maanden na de reis indient.

De vergoeding is € 0,19 per kilometer. Hierbij maakt het niet uit met welk vervoermiddel u reist.

Voor het bepalen van de hoogte van uw vergoeding wordt het aantal kilometers genomen van de heen en terugreis van uw huisadres en het adres waar u de afspraak heeft. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de snelste route voor het door u gebruikte vervoermiddel in de ANWB-routeplanner.

Voor het aanvragen van de reiskostenvergoeding geldt een procedure die is opgenomen in bijlage 10 van de cao.

Als u andere kosten maakt of extra reiskosten maakt omdat u bij uw reis met het openbaar vervoer begeleid moet worden, komen die alleen voor vergoeding in aanmerking als u daarover vooraf afspraken heeft gemaakt met uw voormalige werkgever.

Als u na het einde van uw dienstverband een WW-uitkering ontvangt, kan uw voormalige werkgever beslissen dat u deze reiskostenvergoeding ontvangt als u door UWV wordt uitgenodigd voor een gesprek met een functionaris bij UWV die werkzoekenden ondersteunt bij het vinden van werk.


Uitleg van CAO-partijen

§ 10.1 Woon-werkverkeer

Reist u met eigen vervoer van en naar uw werk? Dan komt u in aanmerking voor een vaste reisvergoeding woon-werkverkeer. Welke vergoeding u krijgt, hangt af van uw reispatroon en vervoermiddel.

Berekening vaste vergoeding

Voor de berekening van uw vaste maandelijkse vergoeding gebruikt uw werkgever een formule. Hierbij wordt uitgegaan van 214 reisdagen per jaar naar uw werk bij een 5-daagse werkweek. Reist u minder dan 5 dagen per week of heeft u een tweewekelijks rooster met een verschillend aantal werkdagen per week? Dan wordt daarmee rekening gehouden.

De rekenformule is:
Enkele reisafstand x 2 x 214 dagen x kilometervergoeding (€ 0,07 of € 0,20) x (aantal reisdagen per week/5) / gedeeld door 12 maanden.

_Voorbeeld 1
Uw enkele reisafstand is 25 kilometer. U reist met de auto, omdat uw werklocatie niet doelmatig met het openbaar vervoer bereikbaar is. U krijgt dan een kilometervergoeding van € 0,20. U reist 4 dagen per week naar uw werk.
U krijgt dan maandelijks: 25 x 2 x 214 x 0,20 x (4/5) gedeeld door 12 = € 142,66.
_

Voorbeeld 2
Uw enkele reisafstand is 20 kilometer. U reist met de auto. U krijgt dan een kilometervergoeding van € 0,07. U reist de ene week 4 dagen en de andere week 5 dagen per week naar uw werk. Dan heeft u recht op een vaste maandelijkse vergoeding van 4,5 dag per week.
U krijgt dan maandelijks: 20 x 2 x 214 x 0,07 x (4,5/5) gedeeld door 12 = € 44,94.

§ 10.2 Dienstreizen binnenland

Gaat u binnen Nederland op dienstreis voor uw werk en krijgt u hiervoor een vergoeding van uw werkgever? Dan kan het zijn dat u belasting moet betalen over een deel van deze vergoeding.

Belasting over kilometervergoeding

Of u belasting betaalt over de kilometervergoeding voor eigen vervoer, hangt af van de hoogte van de vergoeding. De onbelaste vergoeding bedraagt € 0,19 per gereden kilometer. Dat is inclusief uw eventuele vergoeding voor parkeer-, veer-, en tolgelden.

Krijgt u de lage kilometervergoeding (€ 0,09)? Dan hoeft u daarover dus geen belasting te betalen. Krijgt u de hoge kilometervergoeding (€ 0,37)? Dan betaalt u belasting over het deel boven het onbelaste deel van de vergoeding (€ 0,37 – € 0,19 = € 0,18).

Salderen

Nu kan het voorkomen dat u voor sommige dienstreizen de hoge kilometervergoeding (€ 0,37) krijgt en voor andere dienstreizen de lage kilometervergoeding (€ 0,09). Uw werkgever mag dan van de Belastingdienst de gemiddelde vergoeding berekenen. Dit wordt ook wel ‘salderen’ genoemd. Dit is fiscaal gunstig voor u. Uw werkgever berekent maandelijks of u belasting moet betalen of dat u nog iets terugkrijgt. Het resultaat van die berekeningen ziet u terug op uw salarisstrook. Als u een vergoeding krijgt voor het woon-werkverkeer, wordt die vergoeding ook meegenomen bij het salderen.

Voorbeeld
U rijdt 1.000 kilometer en krijgt daarvoor de hoge kilometervergoeding. Uw vergoeding is € 370. U betaalt over € 180 belasting. Tegelijkertijd rijdt u in hetzelfde jaar 1.000 km waarvoor u de lage kilometervergoeding krijgt. Hiervoor ontvangt u € 90.

Door uit te gaan van het gemiddelde (salderen) hoeft u veel minder belasting te betalen. U heeft in totaal € 460 ontvangen voor 2.000 kilometers. Dat is een gemiddelde vergoeding van € 0,23 per gereden kilometer. U hoeft dan slechts belasting te betalen over € 0,04 per gereden kilometer (€ 0,23 - € 0,19 = € 0,04. € 0,19 is het onbelaste maximum). Dit komt neer op € 80 (2.000 kilometer x € 0,04).

Stel dat u in het zelfde jaar 1.500 km woon-werkverkeer heeft gehad, waarvoor u de lage vergoeding van € 0,07 heeft gekregen (€ 90), dan hoeft u over alle kilometervergoedingen in het geheel geen belasting te betalen omdat de genoten vergoeding voor de 3.500 gereden kilometers in dat jaar minder dan gemiddeld € 0,19 bedraagt.

Vervoer vanwege de inhoudingsplichtige

De fiscale benaming van vervoer dat door uw werkgever is geregeld is: vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. Heeft u kilometers gemaakt met ‘vervoer vanwege de inhoudingsplichtige’ (bijvoorbeeld met een dienstauto)? Dan mag u deze kilometers niet in de saldering betrekken.

Als ‘vervoer vanwege de inhoudingsplichtige’ geldt ook:

  • U reist mee met een collega die daarvoor een veelvoud van de lage kilometervergoeding ontvangt.
  • U reist mee met een collega die daarvoor ook omrijkilometers voor het ophalen van de collega’s vergoed krijgt op basis van de hoge kilometervergoeding.

Let op! Als u meereist met een collega die de hoge kilometervergoeding ontvangt en geen vergoeding voor omrijden, dan mogen die kilometers wel in de saldering worden betrokken.