Een tuin voor iedereen, vol biodiversiteit en rust. Dat was het idee achter de vernieuwing van de binnentuin van het Nationaal Archief. Samen met medewerkers, experts en de Pilot duurzame CAO Rijk werd een kaal en verwilderd binnenterrein omgetoverd bij het Nationaal Archief tot een groene stiltetuin. Karijn Delen en Wieke Draper vertellen hoe ze dat aanpakten.
“Vroeger hadden we een mooie tuin”, vertelt Karijn Delen, projectleider tentoonstellingen bij het Nationaal Archief. “Maar toen onze gevels gerenoveerd moesten worden, moest een groot deel van de tuin plaatsmaken voor een enorme kraan op een betonnen blok in de tuin. Toen de renovatie klaar was, was er eigenlijk niets meer van de tuin over.”
Tijdens de renovatie begonnen we al met nadenken over de toekomst van de tuin. Het oude ontwerp voldeed niet meer en er moest een nieuw plan komen. Alleen: daarvoor was geen budget meer. Na een aantal maanden kwamen Karijn en Wieke Draper, adviseur Facilitaire Zaken en Huisvesting, in contact met de Pilot duurzame CAO Rijk en het impactproject Vergroenen werkomgeving. Met projectleiders Maurits Euving en Susanne Vermeer.
“Dat was een geluk”, zegt Wieke. “De pilot had niet alleen kennis en ervaring, maar ook een groot netwerk met partijen die ons konden helpen. Zelf werken we natuurlijk bij het Nationaal Archief en hebben we niet zomaar een netwerk van hoveniers en andere experts op het gebied van het aanleggen van een tuin. Maurits en Susanne hadden dat wel.”
De tuin is van ons allemaal
Voordat er ook maar één plant de grond in ging, werd eerst de vraag gesteld: wat willen we eigenlijk met onze tuin? De ontwerpfase.
Karijn: “We hadden al eerder met medewerkers gebrainstormd onder het motto: ‘de tuin is van ons allemaal’. Iedereen vindt wel iets van de tuin. We hebben uiteindelijk met ongeveer twintig collega's, de stadsecoloog van Den Haag en Bureau Stadsnatuur Rotterdam gekeken naar de mogelijkheden voor ons terrein.”
De ideeën waren uiteenlopend. Een deel bleek uiteindelijk niet uitvoerbaar, maar de gesprekken waren minstens zo belangrijk als het uiteindelijke ontwerp. Zo werd duidelijk wat medewerkers belangrijk vonden. Ook de ligging van de tuin speelde een grote rol.
“De binnengevel is enorm geluidsdragend”, legt Wieke uit. “Als je in de tuin gewoon praat met iemand, kan iedereen op de verschillende etages meeluisteren. Wel gezellig, maar niet handig natuurlijk. Daarom kwamen we op het idee om er juist een stiltetuin van te maken. Een plek waar je even rustig kunt zitten, een stuk kunt lezen of misschien zelfs kunt werken.”
Ook de biodiversiteit kreeg een belangrijke plek in het ontwerp. De stadsecoloog adviseerde om aan te sluiten bij de natuur in de omgeving, bijvoorbeeld met inheemse beplanting die ook in het Haagse Bos, dat vlakbij is, voorkomt.
Samen ontwerpen en uitvoeren
Een belangrijk uitgangspunt was dat medewerkers betrokken bleven. Niet alleen bij het bedenken van de tuin, maar ook bij de uitvoering.
“We bleven erover communiceren”, vertelt Karijn. “Over de plannen, de reden waarom we voor een stiltetuin kozen en hoe de planning zou zijn. Als je zo'n project samen doet, wordt het ook echt iets van iedereen.”
Toen het projectteam van start ging, maakten de verschillende partijen duidelijke afspraken over de samenwerking. Karijn kijkt daar positief op terug. “We hadden een gezamenlijk doel en iedereen was ontzettend gemotiveerd. Er zat veel energie in het team.”
De rol van de Pilot duurzame CAO Rijk ging bovendien veel verder dan alleen het mogelijk maken van het project. “Het was echt veel meer dan faciliteren”, zegt Wieke. “We waren samen de trekkers van het project. De aanbesteding van de hovenier hebben we bijvoorbeeld samen gedaan. En toen de leverancier met een plantenlijst kwam, hebben we advies gevraagd aan Maurits en Susanne. Zij hadden daar vanuit het impactproject Vergroenen veel meer kennis over dan wij.”
Om goed te vertellen wat er in de tuin te vinden is staat er inmiddels een mooi informatiebord waarop de verschillende planten te zien zijn. En er kwamen informatiestickers in de omloop en rond de tuin. “En het kunstwerk is terug”, vertelt Karijn enthousiast. “In 1980 is hier een bronzen kunstwerk geplaatst. Dat is een tijdje weggeweest, maar het heeft nu weer een mooie plek in de tuin gekregen. Het hoort echt bij het geheel.”
Met collega's de handen uit de mouwen
De renovatie van de gevels zorgde er uiteindelijk voor dat er een tijdje een compleet braakliggend terrein lag in de tuin. Nadat de bouwkraan weg was, groeide dat snel vol met onkruid. “Het leek wel een oerwoud”, zegt Karijn lachend. “Iedereen vond daar natuurlijk wat van. Maar eigenlijk was dat ook goed, want daardoor werd duidelijk: nu moet er echt iets gebeuren.”
Er kwam een oproep aan medewerkers om te helpen met het opruimen van de tuin. En de reacties waren overweldigend. “De collega's stonden in de rij om onkruid te trekken. Het was supergezellig. Je sprak collega's die je normaal gesproken helemaal niet tegenkomt in je dagelijkse werk. Dat gaf echt een gevoel van saamhorigheid.”
Ook bij het planten kwamen veel collega's helpen. De hovenier begeleidde hen en vertelde ondertussen van alles over de planten en hoe ze geplant moesten worden. “Hartstikke informatief”, vindt Wieke. “En collega's die niet meehielpen, hingen uit de ramen om ons aan te moedigen. Het was leuk om dit met elkaar te doen.”
Natuurlijk werd gekeken hoe bestaande materialen opnieuw gebruikt konden worden. “De klinkers uit de oude tuin hebben we hergebruikt”, vertelt Wieke. “En alles wat we zelf konden doen, hoefde de hovenier niet te doen. Dat scheelde ook in de kosten.”
Bij het ontwerp moest natuurlijk ook rekening worden gehouden met toegankelijkheid. Het Nationaal Archief is een publieke instelling en de tuin moest voor bezoekers met verschillende mobiliteitsbehoeften toegankelijk zijn.
Niet te netjes
Inmiddels is de tuin groen en groeit alles flink. “Misschien zelfs een beetje té goed”, lacht Karijn. Een keurig aangeharkte tuin was overigens nooit het doel. “We wilden juist de biodiversiteit vergroten. Het mag er natuurlijk uitzien.”
De tuin werd na de zomer officieel geopend tijdens het personeel zomerfeest, met een heerlijke BBQ. Toch wordt de tuin nog niet zo veel gebruikt als gehoopt. “Dat valt een beetje tegen”, geeft Wieke toe. “Misschien komt dat doordat we gedragsregels hebben opgesteld, bijvoorbeeld dat je stil moet zijn en je afval moet opruimen. En de tuin is nog maar net open. We hopen dat medewerkers en bezoekers de tuin volgend voorjaar beter weten te vinden.”
De samenwerking met de Pilot duurzame CAO Rijk loopt ondertussen nog door. Zo wordt nog gewerkt aan het onderhoudscontract. “En ze bellen ons ook af en toe met de vraag of ze nog iets kunnen doen”, zegt Wieke. “Dat is heel prettig. Ze voelen echt als een partner.”
Alle kwaliteiten komen samen
Eind september sluit het projectteam de samenwerking officieel af. Daarna begint voor het Nationaal Archief vooral het genieten van de tuin en van de planten die het hele jaar door voor kleur zorgen.
Terugkijkend zijn Karijn en Wieke vooral enthousiast over het proces. “Het aanleggen van een tuin zit bij niemand van het Nationaal Archief in het takenpakket”, zegt Karijn. “Misschien maakte dat het juist zo leuk en uniek. Alle kwaliteiten van mensen kwamen samen.”
Hun belangrijkste advies aan andere organisaties? “Betrek je medewerkers erbij. Dat geeft zo'n ongelofelijke meerwaarde. En bedenk vooraf goed wat je met je tuin wil. Wat wil je uitstralen? Die ontwerpfase, die best lang kan duren (bij ons duurde die drie jaar!), is cruciaal voor het slagen van je plannen.”