Als u voor uw werk op verzoek van uw werkgever naar een andere locatie dan uw werklocatie in Europees Nederland moet, dan is er sprake van een binnenlandse dienstreis. Dit is ook het geval als uw dienstreis in Europees Nederland is begonnen en het reisgedeelte daarbuiten beperkt is of niet noodzakelijk leidt tot uitgaven voor maaltijden of overnachtingen in het buitenland.
De kosten van uw binnenlandse dienstreis krijgt u vergoed op basis van de bepalingen in deze paragraaf. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen reiskosten en verblijfkosten. In bijzondere gevallen gelden andere regels. Deze vindt u aan het einde van deze paragraaf.
De vergoedingen in deze paragraaf zijn niet van toepassing als duidelijk is dat u:
- voor een periode van minimaal vier weken en
- op meer dan de helft van uw werkdagen per week
tijdelijk gaat werken op een werklocatie in een andere gemeente of op minimaal een kilometer afstand van uw werklocatie. In dat geval heeft u recht op een vergoeding voor woon-werkverkeer. Dit is alleen anders als uw werkgever beslist u een vergoeding voor uw reiskosten te geven op grond van deze paragraaf. Als uw werkgever van mening is dat u niet dagelijks kunt reizen tussen uw woning en uw tijdelijke andere werklocatie, heeft u recht op een vergoeding voor de kosten voor uw tijdelijke andere woonruimte.
Algemeen
Begin en eindpunt
Bij het vaststellen van de vergoeding voor uw reiskosten en verblijfkosten geldt een beginpunt en een eindpunt van uw dienstreis. Dit kan uw werklocatie of uw woning zijn maar ook een andere locatie.
Uw woning of een andere locatie geldt niet als:
- beginpunt als u op de heenreis eerst naar uw werklocatie gaat voordat u reist naar de bestemming van uw dienstreis.
- eindpunt als u op de terugreis eerst naar uw werklocatie gaat voordat u reist naar uw woning.
Declareren
Als u terug komt van uw dienstreis moet u de gemaakte kosten die daarvoor volgens deze paragraaf in aanmerking komen declareren op de manier die uw werkgever voorschrijft. Daarbij moet u er rekening mee houden dat u van uw uitgaven betaalbewijzen moet bijvoegen. Dit is niet nodig voor uw uitgaven voor logies, ontbijt, lunch, avondmaaltijd en uw kleine uitgaven overdag en in de avond. Uw recht op vergoeding van de kosten vervalt als u uw declaratie van uw dienstreis niet binnen drie maanden na afloop daarvan indient.
Openbaar vervoer
Als u gebruik maakt van het openbaar vervoer heeft u recht op vergoeding van de volledige kosten daarvan. Voor het reizen per trein krijgt u de kosten voor eerste klasse vergoed.
Als uw werkgever vindt dat het in het bedrijfsbelang is dat u gebruik maakt van een taxi, dan heeft u recht op volledige vergoeding van de kosten daarvan.
Om in aanmerking te komen voor de vergoeding van de reiskosten die u maakt voor openbaar vervoer en taxi, moet u de vervoerbewijzen of andere betaalbewijzen van uw reis bij uw declaratie indienen.
Eigen vervoer
Als u gebruik maakt van de fiets heeft u recht op een vergoeding van € 0,21 per afgelegde kilometer en op vergoeding van gemaakte kosten van een fietsenstalling.
Als uw werkgever heeft bepaald dat het voor u niet praktisch is de dienstreis met openbaar vervoer te maken en u daarom gebruik maakt van een eigen motorvoertuig heeft u recht op een vergoeding van € 0,37 per afgelegde kilometer.
U heeft recht op een vergoeding van € 0,09 per afgelegde kilometer als uw werkgever heeft bepaald dat het voor u wel praktisch is de dienstreis met het openbaar vervoer te maken maar u vanwege bijzondere omstandigheden toestemming heeft gegeven om gebruik te maken van een eigen motorvoertuig. Uw vergoeding wordt met € 0,09 per afgelegde kilometer verhoogd voor iedere medereiziger op dienstreis, tot een maximum van € 0,37.
Als u de dienstreis met eigen vervoer maakt, en ook de afstand tussen uw woning en werklocatie met eigen vervoer aflegt omdat uw werkgever dat praktisch vindt, dan kunt u daarvoor dezelfde vergoeding per afgelegde kilometer krijgen als voor uw dienstreis.
Het gedeelte van de vergoeding dat uitgaat boven het bedrag per kilometer dat maximaal belastingvrij mag worden vergoed en dus fiscaal bovenmatig is, is bedoeld als voorschot voor vergoeding van kilometers die nog aanvullend in dat jaar belastingvrij kunnen worden vergoed. Na afloop van het jaar worden de vergoedingen definitief vastgesteld. Voor de berekening van de loonheffing over het bovenmatige deel van de uitbetaalde vergoedingen, wordt uitgegaan van alle door u afgelegde dienstreiskilometers en al uw woon-werkverkeerkilometers waarvoor u een vergoeding heeft ontvangen.
Als uw dienstverband gedurende het jaar tussentijds wordt beëindigd, wordt eventueel verschuldigde loonheffing vanwege de fiscaal bovenmatige vergoeding van uw reiskosten ingehouden. Dit wordt dan gedaan in de maand nadat uw dienstverband is beëindigd.
Uw vergoeding voor verblijfkosten is voor de gemaakte kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven tijdens uw dienstreis.
Om in aanmerking te komen voor de vergoeding voor verblijfkosten gelden de volgende voorwaarden:
- uw dienstreis duurt minimaal 4 uur en
- de bestemming van uw dienstreis ligt in een andere gemeente of op minimaal een kilometer afstand van uw werklocatie.
De verblijfkostenvergoeding
De verblijfkostenvergoeding bestaat per dag van uw dienstreis uit de volgende onderdelen, waarvoor momenteel de volgende bedragen gelden:
| Kleine uitgaven overdag | €7,35 | hiervoor gelden geen aanvullende voorwaarden |
| Kleine uitgaven in de avond | €21,92 | hierop heeft u recht als u aansluitend ook overnacht vanwege uw dienstreis |
|
Logies | €164,52 | per overnachting als u daarvoor toestemming heeft van uw werkgever |
| Ontbijt | €16,07 | dit geldt als u de nacht daarvoor heeft overnacht vanwege uw dienstreis |
| Lunch | €22,19 | dit geldt voor iedere periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen uw dienstreis valt |
| Avondmaaltijd | €33,57 | dit geldt voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen uw dienstreis valt |
Behalve voor de kleine uitgaven overdag en in de avond geldt als voorwaarde voor de vergoeding dat u daarvoor kosten heeft gemaakt in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is.
Lagere verblijfkostenvergoeding
Als u vaak dienstreizen maakt kan uw werkgever een lagere vergoeding voor de verblijfkosten voor u vaststellen als de aard van uw werkzaamheden of de reisomstandigheden daar aanleiding voor geven.
Als uw dienstreis langer dan acht dagen duurt, wordt uw vergoeding voor kleine uitgaven in de avond vanaf de negende dag gehalveerd.
Verblijfkostenvergoeding als overheid zorgt voor overnachting of maaltijden
Als de overheid zorgt voor een overnachting tijdens uw dienstreis krijgt u de kosten die u daarvoor moet maken vergoed als u van die kosten een bewijsstuk indient bij uw declaratie. Als u geen gebruik maakt van een door de overheid verzorgde overnachting, dan krijgt u geen vergoeding van de kosten die u zelf voor die overnachting maakt.
Als de overheid zorgt voor maaltijden tijdens uw dienstreis, dan krijgt u geen vergoeding van de kosten die u zelf voor maaltijden maakt. Dit is alleen anders als u aannemelijk kunt maken dat u redelijkerwijs geen gebruik kon maken van deze maaltijden.
In plaats van de vergoedingen in deze paragraaf per dienstreis, kan uw werkgever u ook een vaste vergoeding per maand of per kwartaal geven voor uw reiskosten en/of uw verblijfkosten. Bij het vaststellen van het bedrag daarvoor gaat uw werkgever uit van het aantal dienstreizen dat u gebruikelijk maakt en de vergoeding die u daar gemiddeld voor ontvangt.
Uw vaste vergoeding kan niet hoger zijn dan de vergoedingen die hiermee worden vervangen.
Als er wijzigingen optreden die van belang zijn voor de hoogte van de vaste vergoeding, wordt die vergoeding daarop aangepast. U bent verplicht om uw werkgever van dergelijke wijzigingen op de hoogte te stellen.
Afwijken van de bepalingen
Uw werkgever kan beslissen om in bijzondere situaties in uw voordeel af te wijken van bepalingen uit deze paragraaf. Dit kan een afwijking zijn die alleen op u van toepassing is of een afwijking voor een groep werknemers waar u onderdeel van uitmaakt.
Samenloop met andere vergoedingen voor reis- en verblijfkosten
Als u voor uw dienstreis een vergoeding ontvangt van anderen dan van uw werkgever, dan moet u dit melden en wordt die vergoeding in mindering gebracht op de vergoeding waarop u volgens deze paragraaf recht heeft.
Uitzondering directeur van het Kabinet van de Koning
Als u werkzaam bent als directeur van het Kabinet van de Koning of als vervanger of waarnemer daarvan, dan krijgt u de door u opgegeven reiskosten en verblijfkosten voor uw binnenlandse dienstreizen vergoed. Dit geldt ook voor de uitgaven van en voor uw eventuele medereizigers. Uit uw opgave moet blijken dat u zuinig bent geweest. In uw opgave moet u de kosten afzonderlijk specificeren.